Correio eletrônico corporativo para empresa

Todas as grandes empresas sabem da importância de possuir um correio eletrônico corporativo para ter maior estabilidade e profissionalismo. Porém, apenas ter a ferramenta não garante que ela será usada da forma correta.

Hoje em dia há novas preocupações em relação ao e-mail, como o uso em dispositivos móveis, compatibilidade do cliente, interface gráfica de usuário, spams, ameaças digitais entre outras.

Para garantir que o correio eletrônico corporativo atinja sua real eficiência é preciso que ele atenda a determinados requisitos. Use essa seção para avaliar se o seu correio eletrônico está adequado.

Criptografia de e-mail: proteção contra perda e roubo de informações

A troca de e-mails corporativos pode enviar e trazer mensagens simples ou altamente confidenciais. Estas informações se forem vazadas e caírem nas mãos de pessoas erradas trazem grande prejuízo para a empresa. Desde a perda e roubo de dados referentes a senhas e transações financeiras até mesmo informações relacionadas à espionagem industrial.

No dia a dia das empresas muitos e-mails são trocados, e há uma grande necessidade de agilidade nisso. Ao invés de adotar métodos complexos para operações simples, como passar uma senha de acesso, a criptografia dos dados dos e-mails já resolve todo o problema grande parte do problema sem comprometer a produtividade e a celeridade da organização.

Uso de certificados digitais: assinatura digital

Para uma completa segurança, o uso de certificados digitais é uma excelente solução para a troca de e-mails ultra confidenciais.

A assinatura digital possibilita que o destinatário tenha certeza da idoneidade do remetente. Além disso garante que conteúdo do e-mail não foi alterado durante o envio. Ela é diferente de uma assinatura padrão, pois necessita de certificado e chave pública, fornecida pelo ICP – Brasil.

Espaço de armazenamento

Outra grande necessidade é a gestão do espaço de armazenamento do e-mail. Isso porque durante todo o expediente, são trocadas muitas mensagens com arquivos anexos de diversos tamanhos, que pode comprometer o trabalho.

Um e-mail corporativo permite fazer a gestão de espaço por usuários e sincronização, além de ter um limite muito maior do que um e-mail doméstico. E quando é usado o correio eletrônico Exchange Online, é possível sincronizá-lo com o Sharepoint Online.

Gestão de usuários: integração

Outra necessidade das empresas é realizar uma boa gestão de usuários. A solução ideal é que as contas de e-mail dos colaboradores estejam integradas a uma conta de usuário da empresa. Isso facilita imensamente o cadastro de novos usuários e o desligamento deles. Com todas as contas integradas, a equipe de TI otimiza o tempo da equipe.

Além disso, as empresas ganham mais credibilidade quando o e-mail é associado a um domínio, como joão@suaempresa.com.br. Deve-se evitar sempre contas públicas como joão@gmail.com entre outras.

Outlook na máquina versus app em nuvem

Outra decisão importante que a equipe de TI deve tomar é sobre a questão de padronizar o uso do e-mail no desktop (por meio do outlook) ou pela web ou por ambas. Usar um e-mail no desktop permite um maior controle de armazenamento e mensagens.

Por outro lado, usar a aplicação web, apesar do limite de espaço, possibilita maior mobilidade. A melhor solução seria uma conta corporativa, que possibilita o uso de ambos e ainda fornece muitas funcionalidades e integração (calendários, Skype etc.).

O Exchange Online ainda oferece um outro recurso para dar maior segurança. É possível recuperar itens excluídos. Isso graças a um recurso de histórico de sincronização, que possibilita restaurar essas informações.

Desativar contas versus deletar contas

A prática recomendada para inativar usuários é a desativação de contas. Isso por que administradores de TI podem se enganar ao deletarem contas. E existe uma diferença entre remover e desativar. Programas como o Mailbox do Exchange Server 2010, fornecem essa explicação.

Ao desativar, o administrador removerá os atributos do usuário, porém deixarão intactos a conta de usuário no Active Directory. Já na remoção, a conta de usuário será excluída permanentemente, bem como todos os seu dados e histórico. Desativar é com certeza a escolha mais segura.

WJ Sales
WJ Sales
Especialista em desenvolvimento de sites, lojas virtuais e sistemas. Faço parte da equipe que compõe a empresa Sales Publicidade. Atuamos em diversas áreas destinada ao Marketing. Faço publicações de artigos em blogs e nas redes sociais.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Enter Captcha Here : *

Reload Image