5 passos para gerenciar aplicativos de colaboração em equipe

Os aplicativos de colaboração em equipe tornaram-se a nova interface principal da interface do usuário para o engajamento dos funcionários. Cerca de 68% das empresas já adotaram aplicativos de colaboração em equipe ou o farão até o final de 2021, de acordo com o estudo “Workplace Collaboration: 2021-22” da Metrigy de mais de 475 organizações globais. A mudança orientada pela pandemia para o trabalho remoto acelerou as implantações à medida que os líderes de TI e de negócios aproveitam a capacidade dos aplicativos de equipe para melhorar a colaboração virtual.

Implementar com sucesso aplicativos de colaboração de equipe dentro de uma organização requer atender a uma variedade de necessidades de negócios e usuários finais. Aqui estão cinco passos para garantir que sua implantação forneça o maior benefício operacional possível.

1. Considere as métricas de negócios

A pesquisa da Metrigy mostrou que a implantação de aplicativos de colaboração em equipe fornece benefícios de negócios demonstrativos, incluindo os seguintes:

  • menos reuniões substituindo chamadas de status por atualizações baseadas em mensagens;
  • aumento da produtividade centralizando as comunicações em espaços de trabalho contextuais integrados com outros aplicativos e dados;
  • redução de custos melhorando a eficiência operacional;
  • redução do e-mail eliminando conversas difíceis de seguir e desvinculadas relacionadas a um projeto, tarefa ou atividade;
  • aumento da receita, permitindo que indivíduos voltados para o cliente obtenham rapidamente respostas de que precisam para lidar com oportunidades.

Educar os funcionários sobre como os aplicativos de colaboração em equipe podem melhorar seus fluxos de trabalho específicos permite medir e relatar melhorias em áreas como desenvolvimento de software e produtos, responsividade do cliente e taxas próximas de vendas.

2. Faça da colaboração da equipe seu centro de trabalho

Aqueles com o maior ROI para seu investimento em colaboração de equipe se concentram em usar aplicativos de equipe como um hub de trabalho. Isso significa integrar outros aplicativos em espaços de equipe para permitir a otimização do fluxo de trabalho. Por exemplo, as ferramentas de gerenciamento de projetos podem relatar atualizações de status do projeto nos canais apropriados, o que pode permitir que os indivíduos gerenciem suas tarefas individuais dentro do espaço da equipe. Isso reduz a necessidade de switch de aplicativos, e conversas relacionadas às atividades do projeto podem ocorrer em um canal contextual.

Gerenciamento de projetos, reunião, gerenciamento de arquivos e CRM são os aplicativos mais frequentemente integrados aos espaços da equipe, segundo o estudo. Além disso, a chegada de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho de baixo código/sem código permite que os funcionários criem seus próprios fluxos de trabalho repetíveis dentro dos espaços da equipe. Por exemplo, um funcionário de RH pode criar um fluxo de trabalho para suportar um processo de onboarding que puxa as informações necessárias de um aplicativo de gerenciamento de RH.

3. Expandir a colaboração da equipe além dos limites da empresa

Quase metade das organizações com o maior ROI para suas implantações de colaboração de equipe estão ampliando espaços de equipe além dos limites da empresa para permitir que parceiros, fornecedores e até clientes participem de espaços de equipe. Essa abordagem elimina o e-mail para comunicações B2B e B2C e traz os benefícios do engajamento contextual para um conjunto ainda mais amplo de fluxos de trabalho. Hoje, a maior parte do engajamento externo é através da habilitação do acesso dos hóspedes aos espaços necessários da equipe. Mas os recursos da federação, seja fornecidos nativamente por fornecedores de aplicativos de equipe ou de fornecedores de terceiros, estão aumentando rapidamente.

4. Tenha uma sólida estratégia de segurança e conformidade

Para a maioria das organizações, uma estratégia de segurança significa permitir um único login, integrar o gerenciamento de aplicativos de colaboração da equipe com uma plataforma de gerenciamento de dispositivos móveis e implementar controles de retenção e conformidade com base no ambiente operacional. Também significa seguir os anúncios ou patches de segurança do fornecedor escolhido se você for executado no local ou em uma instância privada na nuvem.

Os requisitos adicionais variam de acordo com a necessidade organizacional, mas podem incluir o monitoramento de canais da equipe para conteúdo inadequado, gerenciamento de direitos digitais, criptografia de ponta a ponta e garantia de políticas consistentes em vários aplicativos de equipe. Considere plataformas de gerenciamento de segurança e conformidade emergentes rapidamente emergentes para centralizar a criação e a aplicação de políticas em todas as instâncias de aplicativos da equipe.

5. Forneça treinamento e suporte

Uma das principais razões pelas quais os aplicativos de colaboração da equipe decolaram é porque a maioria das pessoas pode descobrir como usá-los com pouco ou nenhum treinamento. Mas isso não significa que você pode ignorar a necessidade de treinar e apoiar seus usuários. Um requisito mínimo é treinar seus funcionários para gerenciar notificações para evitar interrupções. Outra boa abordagem é configurar canais de suporte para permitir que os funcionários usem uns aos outros como recursos de suporte ou tirem dúvidas sobre TI. Nesta nova era de trabalho híbrido, considere usar aplicativos de equipe para apoiar o engajamento social não relacionado ao trabalho, estabelecendo canais de saúde e bem-estar, esportes, jogos e assim por diante.

A gestão proativa da colaboração da equipe pode não garantir o sucesso, mas ajudará a evitar o fracasso da adoção. Configure métricas adequadas, faça a colaboração da equipe no centro de trabalho, expanda a colaboração além dos limites da empresa, aborda a segurança, a governança e a conformidade e forneça treinamento e suporte adequados. Então, é mais provável que você veja um valor de negócio mensurável do investimento em colaboração da sua equipe.

Fonte: Tech Target

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